De tijd dat een printer alleen je documenten print, ligt gelukkig ver achter ons. Tegenwoordig is je printer het kloppende hart van de documenten- en informatiestromen binnen je organisatie. Dé plaats waar alles samenkomt en slim wordt gewerkt. Je printer helpt jou om efficiënt en veilig te werken, kosten en tijd te besparen en je bijdrage te leveren aan een duurzame wereld.
De meeste ondernemers willen graag hun bedrijfsprocessen verbeteren, maar de investering moet wel gerechtvaardigd kunnen worden. Een multifunctionele printer is dan een ideale oplossing om op een kostenefficiënte en veilige manier je processen te optimaliseren en zo kosten en tijd te besparen.
Slim samenwerken
Door je documenten digitaal te verspreiden en te bewaren kun je – zowel binnen als buiten je organisatie – slim en snel samenwerken. Door de informatiestromen van en naar klanten en leveranciers te digitaliseren, stroomlijn je jouw workflow en boek je aanzienlijke tijdwinst.
Dit levert uiteraard grote voordelen op: facturen die snel verstuurd worden, worden wellicht ook sneller betaald en wanneer jij je klanten altijd duidelijk en snel van de juiste informatie voorziet gaat ook je klanttevredenheid omhoog.
Dankzij de scanmogelijkheid is de digitalisering van documenten een ruimte- en tijdbesparende oplossing. Je vindt op deze manier documenten gemakkelijk terug en kunt al je documenten eenvoudig doorzoeken op zoektermen. Zo ben je nooit meer iets kwijt en heb je altijd alles bij de hand. Hiermee verhoog je jouw productiviteit en die van je medewerkers.
Flexibiliteit
Een multifunctionele printer biedt, naast de voordelen op het gebied van slim samenwerken, ook grote voordelen op het gebied van het zelf produceren van hoogwaardig printwerk. De productie van materialen die je eerder uitbesteedde aan een drukker, bijvoorbeeld je briefpapier, flyers of andere (marketing)materialen, doe je nu gewoon zelf! Dit is niet alleen goedkoper, maar maakt je ook flexibeler, want een aanpassing is zo gedaan.
Wie kent niet de bergen flyers die ooit zijn gedrukt, maar nu niet meer actueel zijn? Met je eigen multifunctionele printer behoort dit tot het verleden, omdat je in kleine aantallen kunt printen en bij kunt printen indien nodig. Een tijdelijke actie, een aanpassing in een flyer, geen probleem en geen verspilling van materiaal meer.
Veiligheid
Veiligheid staat uiteraard centraal binnen ieder proces in jouw organisatie. Toch wordt de printer vaak over het hoofd gezien waar het gaat om veiligheid. Wanneer je printer niet goed geïnstalleerd wordt, of het printproces niet goed wordt ingericht, kan jouw printer een enorm risico vormen voor de veiligheid van gevoelige gegevens, of zelfs het gehele bedrijfsnetwerk.
Het begint bij de installatie, wanneer je printer niet goed
beveiligd is, zet je de deur van je bedrijf wagenwijd open voor hackers en
andere personen met kwade bedoelingen. Via je printer verschaffen ze zich de
toegang tot jouw organisatie, met gevolgen variërend van bijvoorbeeld het
printen van ongewenste documenten op jouw printer tot het stelen van gevoelige
bedrijfsinformatie.
Ook intern speelt veiligheid op het gebied van printen een belangrijke rol. Achtergebleven data en printopdrachten op de harde schijf van de printer, of op de printer zelf leiden tot grote veiligheidsrisico’s. Daarnaast is niet ieder document voor iedereen bedoeld en ben je niet altijd in de buurt van je printer, dus je wilt dat een document pas uit de printer komt wanneer jou dit uitkomt, bijvoorbeeld d.m.v. een pas of pincode.
Gelukkig is dit gemakkelijk te ondervangen door de printer goed te (laten) installeren en instellen. Daarnaast is het verstandig om een print policy op te stellen, waarin afspraken worden vastgelegd rond printen. Wanneer print je een document bijvoorbeeld en wanneer is het nodig om een document te printen? Hierdoor print je alleen als het noodzakelijk is en maak je medewerkers bewust van hun printgedrag. Een bijkomend voordeel van de print policy is dat de printkosten vaak omlaag gaan, omdat er minder geprint wordt.
Duurzaamheid
Iedereen wil zijn steentje bijdragen aan een betere toekomst en bewustwording van je printgedrag maakt hier zeker deel van uit. Heb jij bijvoorbeeld in beeld wat je jaarlijks kwijt bent aan printkosten (verbruiksmaterialen, stroom, papier enz.). Maakt jouw printer gebruik van milieuvriendelijke technologie en heeft jouw leverancier een recycleprogramma voor verbruiksmaterialen. Maak je gebruik van alle toner- en energiebesparende functionaliteiten waarover jouw printer beschikt?
Ook op dit gebied kan de print policy een belangrijke rol spelen. Door stil te staan bij dit soort onderwerpen en afspraken vast te leggen voor je hele bedrijf kun je met allerlei kleine handelingen een groot verschil maken!
Klaar voor de toekomst?
Wil jij op een laagdrempelige en kostenefficiënte manier een verbeterslag maken in jouw bedrijfsprocessen. Daarnaast besparen op tijd en geld door je workflow te stroomlijnen, slim (samen) te werken en zelf hoogwaardig printwerk te produceren. En dit alles met voldoende aandacht voor veiligheid en duurzaamheid. Dan is een multifunctionele printer een ideale oplossing! Ben jij klaar voor de toekomst en haal jij al alles uit jouw printer wat erin zit?
